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Rechnung als Kleinunternehmer: Pflichtangaben, Beispiel und Fehler

Kurz gesagt: Eine Rechnung braucht auch als Kleinunternehmer die Pflichtangaben nach § 14 UStG: Namen und Anschriften, Steuernummer, Datum, fortlaufende Nummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt und Betrag. Statt Umsatzsteuer steht ein Hinweis auf § 19 UStG darauf. Für kleine Rechnungsbeträge gelten vereinfachte Regeln.

Die Pflichtangaben auf einen Blick

Nach § 14 Absatz 4 UStG gehören auf eine Rechnung: vollständiger Name und Anschrift des Leistenden und des Empfängers, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Zeitpunkt der Leistung, das Entgelt und der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Fehlt eine dieser Angaben, kann die Rechnung berichtigt werden müssen.

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Du schreibst also keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag, sondern den Endpreis. Der Hinweis lautet sinngemäß, dass nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird. Welche Formulierung für dich passt, kannst du im Zweifel beim Finanzamt erfragen.

Fortlaufende Nummer und Leistungszeitpunkt

Die Rechnungsnummer muss einmalig sein und fortlaufend vergeben werden. Du kannst Nummernkreise nutzen, etwa mit Jahreszahl, zum Beispiel 2026-001. Entscheidend ist, dass du jede Nummer nur einmal nutzt und Lücken erklären kannst. Eine einfache Tabelle, in der du jede Rechnung einträgst, schützt vor Doppelungen.

Der Leistungszeitpunkt ist das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde, oder der Zeitraum. Liegt er am Rechnungsdatum, genügt der Hinweis, dass das Rechnungsdatum dem Leistungsdatum entspricht. Bei längeren Aufträgen gibst du den Zeitraum an, damit klar bleibt, auf welche Arbeit sich der Betrag bezieht.

Kleinbetragsrechnung und elektronische Rechnung

Bei Rechnungen mit kleinem Betrag, die Grenze liegt bei 250 EUR brutto, darf es einfacher sein: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Art und Menge der Leistung und der Betrag genügen. Eine Empfängeranschrift ist hier nicht nötig. Viele Kleinunternehmer nutzen trotzdem für alle Rechnungen dieselbe Vorlage, das spart Fehler.

Bei Geschäften mit anderen Unternehmen spielt die elektronische Rechnung eine wachsende Rolle. Kleinunternehmer können nach derzeitigem Stand beim Ausstellen erleichterte Regeln nutzen, müssen aber als Empfänger vorbereitet sein. Prüfe den aktuellen Stand beim Finanzamt oder bei einer Steuerhilfe, denn Fristen und Pflichten ändern sich. Dieser Text ist eine allgemeine Orientierung und keine Beratung im Einzelfall.

Beispiel: Rechnung einer Fotografin

Mia Berger fotografiert Porträts und rechnet ohne Umsatzsteuer ab. Auf der Rechnung stehen oben Name und Anschrift der Fotografin sowie die Steuernummer, rechts das Datum und die Nummer 2026-014. Darunter steht der Kunde mit Anschrift. Leistung: Porträtshooting am 12. Mai, 20 Bearbeitete Bilder digital, 1 Stunde. Betrag: der vereinbarte Pauschalpreis ohne Steuerausweis. Darunter der Satz: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum. Zahlungsziel: 14 Tage, Bankverbindung am Ende.

Checkliste zum Abhaken

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer eine Steuernummer angeben?

Ja, die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gehört auf die Rechnung. Du bekommst die Steuernummer vom Finanzamt nach der Anmeldung. Fehlt die Nummer noch, kläre das vor dem ersten Rechnungsversand.

Darf ich Umsatzsteuer trotzdem ausweisen?

Nein, das solltest du nicht tun. Wird Umsatzsteuer offen ausgewiesen, schuldest du diese unter Umständen trotzdem. Schreibe bei Kleinunternehmer-Rechnungen nur den Endbetrag und den Hinweis auf § 19 UStG.

Reicht Word oder Excel für die Rechnung?

Ja, wenn alle Pflichtangaben vorhanden sind und du die Rechnung unveränderbar als PDF aufbewahrst. Wichtig ist eine saubere fortlaufende Nummerierung und eine geordnete Ablage.

Was passiert bei einem Fehler auf der Rechnung?

Du stellst eine berichtigte Rechnung aus, die sich klar auf die ursprüngliche bezieht. Löschen und neu vergeben solltest du die Nummer nicht. Bei größeren Fehlern lohnt eine Rückfrage bei einer Steuerhilfe.

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Stand: November 2026