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Wohnungsübergabeprotokoll beim Auszug: Vorlage und Ablauf

Kurz gesagt: Ein Übergabeprotokoll beim Auszug hält fest, in welchem Zustand die Wohnung zurückgegeben wird. Es enthält Datum, Beteiligte, Zählerstände, Zahl der Schlüssel, den Zustand jedes Raums und eine Mängelliste. Beide Seiten unterschreiben, und jeder behält ein Exemplar. So lässt sich später nachvollziehen, was übergeben wurde.

Vor dem Termin: Wohnung vorbereiten

Ein gutes Protokoll beginnt schon vor dem Übergabetermin. Räume die Wohnung komplett leer, reinige alles gründlich und geh jeden Raum einmal bei Tageslicht durch. Schau besonders auf Böden, Wände, Fensterbänke, Türen und Armaturen, denn dort fallen Kratzer, Löcher und Verfärbungen am häufigsten auf.

Lege außerdem alle Schlüssel bereit, einschließlich Briefkasten-, Keller- und Haustürschlüssel, und prüfe, ob du jeden zählen kannst. Sieh in den Mietvertrag, ob dort Schönheitsreparaturen oder bestimmte Pflichten stehen, und nimm ihn zum Termin mit. Wer vorbereitet ist, muss am Tag selbst nicht hektisch suchen.

Beim Termin: Zählerstände, Schlüssel, Räume

Beginne mit den Kopfdaten: Adresse, Datum, Namen aller Anwesenden, Uhrzeit. Danach liest du gemeinsam die Zählerstände für Strom, Gas, Wasser und Heizung ab und schreibst die Zahlen direkt auf. Ein Foto vom Zähler mit Datum ist eine gute Ergänzung, ersetzt aber nicht den Eintrag im Protokoll.

Dann geht man Raum für Raum durch. Pro Raum notierst du den Zustand von Wänden, Decke, Boden, Fenstern, Türen und Einbauten. Schreib sachlich, zum Beispiel: kleiner Kratzer links an der Tür, Dübellöcher an der Nordwand. Vermeide Wertungen wie schrecklich oder egal. Zum Schluss werden die Schlüssel gezählt und mit Anzahl eingetragen.

Mängel richtig festhalten

Die Mängelliste ist der wichtigste Teil. Jeder Punkt bekommt eine eigene Zeile mit Ort, Beschreibung und Zustand. Schreibe nicht nur Schaden, sondern wo genau er sitzt und wie groß er ungefähr ist. Wenn Vermieter und Mieter unterschiedlicher Meinung sind, halte das ebenfalls fest, etwa mit einem Zusatz im Bemerkungsfeld.

Mache zu jedem Mangel ein Foto und notiere die Nummer des Fotos in der Zeile. Unterschreibe nichts, was du nicht gelesen hast, und lass freie Stellen am Seitenende durchstreichen, damit nichts nachträglich ergänzt werden kann. Fehlt etwas Entscheidendes, vermerke einen Folgetermin im Protokoll.

Nach der Übergabe: Kopien und Aufbewahren

Nach den Unterschriften bekommt jede Seite eine Kopie oder ein Foto aller Seiten. Prüfe sofort, ob alle Seiten lesbar sind und die Unterschriften drauf sind. Hefte das Protokoll mit Fotos, Schlüsselquittung und Zählerbild zusammen ab.

Bewahre die Unterlagen mindestens so lange auf, bis die Abrechnung der Nebenkosten und die Rückgabe der Kaution geklärt sind. Wer nicht von Grund auf eine Tabelle bauen möchte, spart mit einer fertigen, druckoptimierten Vorlage etwas Zeit; ausreichend ist aber auch ein selbst gezeichnetes Blatt mit den hier genannten Punkten.

Beispiel: Auszug aus einer Zweizimmerwohnung

Familie Berg übergibt die Wohnung am Freitag um zehn Uhr. Im Protokoll steht oben die Adresse, die Namen und das Datum. Die Zähler zeigen bei Strom 14.230, bei Wasser 87. Es werden fünf Schlüssel übergeben: zwei Haustür, einer Briefkasten, einer Keller, einer Wohnung. Im Wohnzimmer notieren beide: Dübellöcher an der Nordwand, Boden ohne Schäden. In der Küche: Kratzer an der Arbeitsplatte, rechts neben dem Herd. Foto 4 gehört dazu. Beide unterschreiben und fotografieren alle Seiten.

Checkliste zum Abhaken

Häufige Fragen

Muss ich das Protokoll unterschreiben?

Unterschreiben solltest du erst, wenn alles Besprochene darin steht und du den Text gelesen hast. Bist du mit einem Punkt nicht einverstanden, schreib deine abweichende Sicht ins Bemerkungsfeld und lass die Anmerkung gegenzeichnen.

Kann ich einen Zeugen mitbringen?

Das ist üblich und oft hilfreich. Eine zweite Person kann bestätigen, was gesagt und vereinbart wurde, und trägt sich mit Namen im Protokoll ein, damit die Person später erreichbar ist.

Was, wenn der Vermieter nicht zum Termin kommt?

Frag nach einem neuen Termin und halte die Absprache schriftlich fest. Mache bis dahin Fotos von Zählerständen und Räumen mit Datum, damit du den Zustand belegen kannst.

Gilt das auch für den Einzug?

Ja, für den Einzug ist ein Protokoll genauso nützlich. Es zeigt den Zustand zum Start, sodass beim späteren Auszug klar ist, was schon vorher da war.

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Stand: November 2026